足りないのは時間ではありません。問題は「確認」です。配車がもう来たか、返信が届いたか、予約は取れたか。そのたびにスマホを手に取ります。ほとんどの確認は空振りで、そのたびに目の前の人から意識が離れていきます。
その時間を取り戻す方法は2つあります。人を雇う、つまりオンライン秘書に頼む方法。もうひとつは、スマホの中にいるアシスタントを使う方法です。どちらも約束することは同じですが、仕組みはまったく違います。正直に比べてみましょう。
オンライン秘書が実際にしてくれること
オンライン秘書は、時給制や月額契約で雇う実在の人間です。こちらが指示を出し、秘書が仕事を引き受け、何をするかの判断は自分が握ります。
優秀なオンライン秘書は、判断力が必要な仕事をこなしてくれます。複雑なプロジェクトの管理、取引先との関係づくり、交渉、互いに絡み合う複数の作業の同時進行もお手の物です。時間とともにこちらの好みを覚え、想定外のことが起きても臨機応変に対応できます。
難点は、対応時間と管理の手間です。オンライン秘書が働くのは取り決めた時間内で、しかも本人のタイムゾーンでの話。休暇も取ります。仕事が立て込んでも、相手はひとりの人間です。さらに、指示を出し、仕事をチェックし、質問に答える時間もかかります。これも立派な時間のコストで、守りたいはずの自分の一日から削られていきます。
AIアシスタントが実際にしてくれること
Kiwiは、やるべきことに気づいて、代わりに片づけることを申し出てくれるAIアシスタントです。カレンダーとメールに目を配り、対応が必要なことがあれば、ちょうどいいタイミングで一度だけメッセージを送って「やっておこうか？」と聞いてくれます。返事はひとことでOK。それで完了です。
Kiwiは、Gmail、Outlook、Googleカレンダー、Slack、WhatsApp、Uberなど、普段使っているアプリの中で動きます。アプリがない用事なら、どんなウェブサイトでも代わりに使えます。土曜の午後が空いていることに気づけば、子どもと過ごす予定を立てようかと提案してくれます。明日がお母さんの誕生日だと知らせて、プレゼントと花の手配まで済ませてくれます。メールに返信し、返事がない相手にはフォローアップし、もう使っていないサブスクを解約し、フライトが遅れたら間に合うように車を手配してくれます。
違いは、時間がどこに使われるかです。人を管理する必要も、タスクの山をさばく必要もありません。タイミングよく届いたひとつの提案に、イエスかノーで答えるだけです。
費用
オンライン秘書は通常、時給制で、月の最低料金や契約を続けるための固定費がかかります。スキルや時間に応じて料金は上がり、忙しい週があろうとなかろうと支払いは発生します。それに、買っているのは誰かの「注意力」です。限りがあるぶん、それなりの値段がつきます。
Kiwiは無料で使えます。お金を使う前に必ず金額を見せてくれるので、予約や注文の料金が知らないうちにカードに請求されることはありません。払うのはKiwiが予約してくれたものの代金だけ、しかも自分が同意した金額だけです。誰かの一日を時間単位で買う必要はありません。
毎週チームに人手が必要なら、オンライン秘書は理にかなった選択です。誰かを管理することなく日々の用事を片づけたいなら、Kiwiは無料で始められます。
対応時間
オンライン秘書が働くのは取り決めた時間内です。じっくり話し合いたいときにはそれが強みになりますが、21時や日曜日、旅行中に何かを片づけたいときには制約になります。
Kiwiはいつでも稼働しています。バックグラウンドで静かに見守り、気にかけるべきことがあるときだけ声をかけてくれます。体調を崩すことも、休暇を取ることも、始める前に説明を受ける必要もありません。大事なことを覚えているので、同じ話を何度も繰り返す必要もありません。
プライバシーとコントロール
ここは両者の違いが最も大きいところなので、少し丁寧に見ていきましょう。
オンライン秘書が仕事をするには、アカウントや受信トレイへのアクセスが必要です。それは、ひとりの人間への信頼の上に成り立つ関係です。自分の生活や仕事、そこに関わる人たちの事情を手渡すことになります。
Kiwiは、信頼が相手の善意に左右されないようにつくられています。頼まれたこと、同意したことしか行いません。お金がかかることは、必ず先に金額を見せます。メールやウェブサイトに書かれた内容がKiwiに指示を出すことはできないので、見知らぬ誰かの言葉でアシスタントが動かされることは決してありません。パスワードは暗号化され、KiwiのAIがそれを見ることはありません。
いちいち見張っていなくても、何が起きるかの主導権は自分にあります。
それぞれ、実際にどれだけ時間を取り戻せるか
自分が何を取り戻したいのか、正直に考えてみてください。それが何時間分もの専門的な仕事なら、いちばん多くの時間を返してくれるのはオンライン秘書です。それが、つい確認してしまう小さな衝動、1日に40回もスマホを手に取ってしまうことなら、いちばん効くのはAIアシスタントです。確認すること自体をなくしてくれるからです。
Kiwiは、用事が済んだら知らせてくれます。予約についても、相手の会社が確定してから初めて「予約できた」と伝えます。だから、うまくいったかアプリを開いて確かめる必要はありません。もうわかっているのですから。
どちらが自分に合っているか
オンライン秘書が向いているのは、仕事に判断力や交渉、そして複数の案件を同時に抱えられる人が必要な場合です。継続的でボリュームのある仕事があり、人を管理することに抵抗がないなら、オンライン秘書が合っています。
AIアシスタントが向いているのは、毎日が細かな用事と絶え間ない確認で埋まっていて、取り戻したいのが自分の集中力である場合です。リストを管理するより一度「お願い」と言うほうがよくて、見張っていなくても物事が進んでほしいなら、AIアシスタントが合っています。
両方を使う人も多いでしょう。重くて人間ならではの仕事はオンライン秘書に。一日を静かにむしばむ日々の用事はKiwiに。
まずはここから
迷ったら、この1週間を振り返ってみてください。何かが済んだか確認するためにスマホを手に取った回数を数えてみましょう。その数が多いなら、いちばんの近道は人手を増やすことではありません。確認を減らすことです。
Kiwiが日々の用事を引き受けるから、時間が戻ってきます。