Je hebt geen tijdprobleem. Je hebt een checkprobleem. Je pakt je telefoon om te zien of je taxi er al is, of iemand heeft gereageerd, of je boeking is gelukt. Meestal is er niets te zien, en elke keer haalt het je weg bij de persoon tegenover je.
Er zijn twee manieren om die tijd terug te krijgen. Je kunt iemand inhuren: een virtuele assistent. Of je gebruikt een assistent die op je telefoon woont. Allebei beloven ze hetzelfde, maar ze werken heel anders. Hier is de eerlijke vergelijking.
Wat een virtuele assistent echt doet
Een virtuele assistent is een echt persoon die je inhuurt, meestal per uur of voor een vast bedrag per maand. Jij geeft de opdracht, zij nemen het werk over, en jij bepaalt wat ze doen.
Een goede virtuele assistent pakt dingen aan waar inzicht voor nodig is. Ze kunnen een complex project leiden, een relatie met een leverancier opbouwen, onderhandelen of meerdere taken tegelijk uitvoeren die van elkaar afhangen. Na verloop van tijd kennen ze je voorkeuren, en ze kunnen improviseren als er iets misgaat.
Het addertje zit in beschikbaarheid en aansturing. Een virtuele assistent werkt de uren die je afspreekt, in een eigen tijdzone, en gaat op vakantie. Als het werk zich opstapelt, zijn ze nog steeds maar één persoon. Daarnaast ben je tijd kwijt aan uitleggen, hun werk controleren en hun vragen beantwoorden. Dat is echte tijd, en die gaat af van dezelfde dag die je juist probeert te beschermen.
Wat een AI-assistent echt doet
Kiwi is een AI-assistent die ziet wat er moet gebeuren en aanbiedt het te regelen. Kiwi houdt je agenda en je e-mail in de gaten. Moet er iets gebeuren, dan stuurt het je één bericht, op het juiste moment, met de vraag of het dat voor je moet regelen. Jij antwoordt met één woord. En dan is het geregeld.
Kiwi werkt in de apps die je al gebruikt, zoals Gmail, Outlook, Google Agenda, Slack, WhatsApp en Uber. Is er voor iets geen app, dan kan het elke website voor je gebruiken. Ziet het dat je zaterdagmiddag vrij hebt, dan biedt het aan iets met de kinderen te plannen. Het herinnert je eraan dat je moeder morgen jarig is en regelt het cadeau en de bloemen. Het beantwoordt e-mails, stuurt een herinnering als iemand niet heeft gereageerd, zegt een abonnement op dat je niet meer gebruikt en boekt op tijd een auto als je vlucht vertraging heeft.
Het verschil zit in waar je tijd naartoe gaat. Je stuurt geen persoon aan en beheert geen rij taken. Je zegt ja of nee tegen één aanbod, precies op het goede moment.
Kosten
Een virtuele assistent rekent meestal per uur af, met een minimum per maand en een vast bedrag om ze beschikbaar te houden. Het tarief stijgt met ervaring en uren, en je betaalt ook in een rustige week. Je koopt bovendien iemands aandacht, en die is beperkt en dus niet goedkoop.
Kiwi is gratis te gebruiken. Het laat je eerst de prijs zien voordat het iets uitgeeft, dus een boeking of bestelling staat nooit onverwacht op je rekening. Je betaalt alleen voor wat het voor je boekt, tegen de prijs waarmee je akkoord ging, en nooit voor een blok van iemands dag.
Heb je elke week iemand in je team nodig, dan kan een virtuele assistent zinvol zijn. Wil je dat de dagelijkse taken geregeld worden zonder dat je iemand hoeft aan te sturen, dan kost beginnen met Kiwi je niets.
Beschikbaarheid
Een virtuele assistent werkt de uren die je afspreekt. Dat is handig als je een gesprek nodig hebt. Het is een beperking als er iets moet gebeuren om 21.00 uur, op zondag of terwijl je op reis bent.
Kiwi staat altijd aan. Het houdt alles rustig op de achtergrond in de gaten en meldt zich alleen als er iets is dat je aandacht verdient. Het meldt zich niet ziek, gaat niet op vakantie en heeft geen uitleg nodig voordat het begint. Het onthoudt wat belangrijk voor je is, zodat je jezelf niet hoeft te herhalen.
Privacy en controle
Hier verschillen de twee het meest, en het is de moeite waard om hier even bij stil te staan.
Een virtuele assistent heeft toegang nodig tot je accounts en je inbox om het werk te doen. Dat is een relatie die draait om vertrouwen in een persoon. Je geeft veel prijs over je leven, je werk en de mensen daarin.
Kiwi is zo gebouwd dat vertrouwen niet afhangt van iemands goede wil. Het doet alleen wat je hebt gevraagd of waarmee je akkoord bent gegaan. Alles wat geld kost, laat eerst de prijs zien. Niets wat in een e-mail of op een website staat, kan Kiwi vertellen wat het moet doen, dus de woorden van een vreemde kunnen je assistent nooit sturen. Je wachtwoorden zijn versleuteld, en de AI van Kiwi ziet ze nooit.
Jij houdt de controle over wat er gebeurt, zonder dat je erbij hoeft te blijven kijken.
Hoeveel tijd je met elk echt terugwint
Wees eerlijk over wat je terug wilt. Gaat het om uren aan vakkundig werk, dan levert een virtuele assistent het meest op. Gaat het om die constante kleine drang om te checken, de telefoon die je veertig keer per dag oppakt, dan levert de AI-assistent het meest op, omdat het checken zelf verdwijnt.
Kiwi laat je weten wanneer iets klaar is, en zegt pas dat iets geboekt is als het bedrijf het heeft bevestigd. Je hoeft dus geen app te openen om te zien of het gelukt is. Je weet het al.
Wat het beste bij je past
Een virtuele assistent past bij je als je werk inzicht vraagt, onderhandelen en iemand die meerdere dingen tegelijk kan overzien. Het past bij je als je vaste, omvangrijke taken hebt en het geen probleem vindt om iemand aan te sturen.
Een AI-assistent past bij je als je dagen vol zitten met kleine taken en constant checken, en je vooral je aandacht terug wilt. Het past bij je als je liever één keer ja zegt dan een lijst bijhoudt, en als je wilt dat het werk gebeurt zonder dat je ernaar hoeft te kijken.
Veel mensen zullen allebei gebruiken. Een virtuele assistent voor het zware, menselijke werk. Kiwi voor de dagelijkse taken die ongemerkt je dag opslokken.
Waar begin je?
Twijfel je? Kijk dan naar de afgelopen week. Tel hoe vaak je je telefoon pakte om te checken of iets geregeld was. Is dat aantal hoog, dan win je het snelst niet met meer hulp, maar met minder checken.
Kiwi regelt de dagelijkse taken, zodat jij je tijd terugkrijgt.